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從2020年疫情后，會議承辦業(yè)務(wù)開始慢慢復(fù)蘇，很多企業(yè)也開始部署自己的產(chǎn)品發(fā)布會或是一些會展活動等，但是在此次疫情的沖擊下，太多會務(wù)公司關(guān)門倒閉或至今沒有開業(yè)，對于這些企業(yè)來說，無疑是要自己上場，親自籌辦。但是很多人并不了解會議舉辦的流程，因為在星界會務(wù)平臺工作多年，所以在這里就將我的些許經(jīng)驗分享給大家，希望對各位需要自己舉辦會議的企業(yè)能有有所幫助。
會前
一：確定會議主題、會議內(nèi)容及參會名單。
這里的會議主題可以是產(chǎn)品發(fā)布會、論壇或峰會或會展等，根據(jù)每個企業(yè)希望進行的會議，目的來進行。
參會名單：這里可以包括了很多，有產(chǎn)品發(fā)布企業(yè)的老總，員工等，還包括禮儀、模特、演藝節(jié)目、嘉賓、講師、主持人等。所以這些都是必要的，不要小看一場會議的內(nèi)容。
參會名單：這里可以包括了很多，有產(chǎn)品發(fā)布企業(yè)的老總，員工等，還包括禮儀、模特、演藝節(jié)目、嘉賓、講師、主持人等。所以這些都是必要的，不要小看一場會議的內(nèi)容。
二;確定會議時間，確定會議地點。從字面上來看會議時間：與參會代表預(yù)約時間，并根據(jù)主要領(lǐng)導(dǎo)及會議代表時間來最終確定。確實沒有錯，但是確定會議開展的人是否考慮到了貴司的時間是領(lǐng)導(dǎo)或員工的時間再者
可能是客戶的時間，但最好也要考慮到主持人或是禮儀或是節(jié)目演員的人時間，這些如果是承辦商提供那就不存在這些問題，那這里提一下我知道的星界會務(wù)一直專注于推動會務(wù)產(chǎn)品和會務(wù)服務(wù)的系統(tǒng)化和市場透明化，提供全球各國會議場地、舞臺搭建、燈光音響、禮儀模特、嘉賓出席（專家、學(xué)者、政要及企業(yè)名流等）、演繹節(jié)目、租車服務(wù)、周邊旅游以及會務(wù)承辦公司等全流程會務(wù)服務(wù)，致力于打造全球一體化的會務(wù)資源國際服務(wù)平臺。
會議地點：根據(jù)會議需求及標準選擇會議地點。這里也是根據(jù)企業(yè)及客戶地點進行選擇，而且根據(jù)會議的主題進行選擇合適的場地進行，有一些適合灑店，一些適合展會等等。星界會議提供透明的全球各地的會議場地，透明場地價格，企業(yè)可以隨時在平臺上查找場地信息及相關(guān)場地的場景，更重要的是可以隨時聯(lián)系提供商進行協(xié)量價格！
三：實地考察會議舉辦地的吃、住、會議場地、游、娛樂等相關(guān)方面的情況。
很多企業(yè)都舉辦一些幾天的會議或會展，肯定要考慮到會議舉辦的吃住等其它相關(guān)方面的情況。這些可以稱為會議資源的一部份，也是必要考慮到的一部份。如果一場幾天的會務(wù)，沒有考慮到這些會務(wù)資源那這場會議來的目標群體肯定不會多。
星界會務(wù)除了以上吃、住、游、娛樂等相關(guān)方面的場地以外還會有一上包括商務(wù)接送等等方面的提供。
四：預(yù)訂住宿房間、用餐標準并商談價格。這個不必多講了，而且對于所有會議來說基本的要求就是用餐標準，什么樣的會議適合什么樣用餐標準，每個企業(yè)對于這一塊都不樣。
五：確定會議用車，根據(jù)參會人數(shù)，接送地點等制定用車路線及接送時刻表。
會中
一：會議接待：提前在酒店、會議室擺放好歡迎條幅、歡迎牌、簽到臺、指示牌等。
這些工作繁瑣但能體現(xiàn)一場會議或會展的細節(jié)效果。而這些也是企業(yè)布置會議最頭疼的事情，所以交會星界會務(wù)來幫你實現(xiàn)，星界會務(wù)幫助千萬家企業(yè)布置會務(wù)中等等瑣碎的事情，成功讓會議舉辦方圓滿完成會議。二：會議場所：專人到會議室檢查會議室條幅、燈光、音響、茶飲、投影儀等。 每一場會議都有專業(yè)的會議室條幅、燈光、音響、茶飲、投影儀等專業(yè)人員，但是如果承辦法一個一個去找，每一個進行合同簽定耗費很多人力及物力，可能得到并不理想的效果。而星界會務(wù)平臺簽暑專業(yè)的會議室條幅、燈光、音響等專業(yè)人士，承辦法只要根據(jù)平臺進行篩選即可，同時可以跟據(jù)對方進行協(xié)商價格，透明價格。
三：會議服務(wù)：為代表提供文秘服務(wù)及相關(guān)服務(wù)
這些也是專業(yè)的人員進行，文秘或翻譯等工作。
最后是會后
會后主是是承辦法進行場地費用的結(jié)算及會議參加等人員的資料整理及效果整理這一塊
好了，就先分享到這里。大家可以去搜一下星界會務(wù)平臺，這里有禮儀模特、高端主持、演藝節(jié)目、專家學(xué)者全球各大會議等場地，企業(yè)進入后只要一鍵呼叫資源方，直接溝通，直接成交，無差價。AI智能技術(shù)全滲透，會務(wù)方案自動生成.
公司準備舉辦大型會議，而作為會議接待工作人員的你是否對開會議的流程接待清楚呢?下面是我為你整理的大型會議接待流程，希望對你有幫助。
大型會議接待流程
一、會議報道之前的工作
1、與會議主辦單位確認會議的報到日期、會議名稱、會議用水牌和布標、到會的大致人數(shù)、使用會議室的日期和會議室擺設(shè)方式、會務(wù)組老師(或工作人員)到達日期(確認航班或車次)、會務(wù)組的會議要求(會議主辦單位內(nèi)容，到會講課老師的安排和待遇、接送問題、酒店住宿安排、講課的時間、有關(guān)會議安排的細節(jié)問題、會后考察的具體行程安排);同時提供所掌握的酒店情況給會議的老師以供其參考，在推薦酒店的過程中需要注意選擇的酒店的價格在符合會議要求的范圍內(nèi)。
2、在上述情況落實后盡快將所選酒店訂妥(房間、餐標、會議室價格按天計算、酒店位置)，落實在會議報到日期接站所用車輛和聯(lián)系方式(需根據(jù)報到人數(shù)安排相應(yīng)接站用車);落實會后考察行程的用車、導(dǎo)游、火車票、飛機票、地接社(只是提前進行大致預(yù)訂)。
▲會議場地要求：9個多媒體教室;容納2-300人左右
3、在酒店預(yù)訂完畢后，將酒店的大致情況以書面的形式將傳真件發(fā)送至主辦方，尤其是將酒店的具體準確的所在地理位置和從機場或火車站出發(fā)到達酒店的乘車(公交車)方式告知會議主辦方;同時可再次與對方確認會議報到人數(shù)和日程安排有無變化或是更改。
4、第三項(3、)工作完畢后可向行程用車單位或個人、導(dǎo)游、機車票、地接社作出相對準確的答復(fù)，以便對方作出相應(yīng)的安排和接會準備。
5、準備會議所用相關(guān)用具(會議在酒店或團隊車輛使用的各類標識、簽到登記的表格、文具用品、學(xué)習(xí)資料袋包括：筆記本、筆、文件袋】、預(yù)訂返程交通所用表格和車次時刻表、相應(yīng)的返程交通價格表、會后考察的紀念品【禮品】、座簽牌)同時通知會議用酒店此次會議的名稱和對于提前到達的學(xué)員如何安排住宿。
6、通知酒店，會務(wù)工作人員需要提前一天也可根據(jù)到會人員的情況而定進駐酒店并準備會務(wù)組用房;同時通知接站的用車和確認司機的聯(lián)系電話、車型及接站人員會議所在酒店和會務(wù)組房間號;同時與會議主辦方聯(lián)系告知會務(wù)工作人員已經(jīng)入住酒店。在入住酒店后須將會議的名稱和報到地點、乘車方式、酒店聯(lián)系電話、會務(wù)組所在房間通知辦公室職守人員
二、會議報到前準備工作
1、入住酒店的工作人員須將會務(wù)組房間布置好以便會議報到時使用;同時與酒店各個相關(guān)部門協(xié)調(diào)好會議細節(jié)問題(如：會議用布標、水牌、會議室、餐廳的情況);將會務(wù)組標識張貼好在容易看到的地方。
2、詳細了解本會議所用場所的位置。如:餐廳、會議室、會務(wù)組老師和講課老師所用的房間。
3、相關(guān)會議使用設(shè)備的準備情況。如：會場布置情況、多媒體投影儀。
三、會議期間的工作
1、會議在報到期間最重要的是收費。在收費過程中必須細致、準確、書面登記。
收費過程中必須嚴格按程序操作，及：
(1)確定學(xué)員情況
(2)根據(jù)情況計算應(yīng)交費用
(3)填寫收費據(jù)不撕!
(4)收款
(5)將收據(jù)撕下交于學(xué)員
(6)填寫報到表。
2、在出現(xiàn)收費后，收據(jù)已開出的情況下;學(xué)員行程出現(xiàn)變化必須在原收據(jù)的基礎(chǔ)上進行加注或更改，更改后的內(nèi)容必須有客人簽字和日期。
四、會議期間需要注意注意問題
1、會務(wù)組必須始終保持整潔、干凈和安靜的環(huán)境。
2、會務(wù)組所用的書面文件需保存完好。
3、會務(wù)費的支出或相互來往必須以書面形式體現(xiàn);及相互出據(jù)憑證。
4、各人會務(wù)款必須保管好，做到每天進行清點，保險安全的寄存。
大型會議預(yù)定籌備的流程
一、會議預(yù)訂
1.如果公司沒有單獨的大型會議室，我們就需要先從各酒店預(yù)訂會場，最好是離公司最近，也方便吃住的商圈開始尋找會場，并做好預(yù)訂。
2.會議預(yù)訂確定內(nèi)容事項
1)會議時間、會議地點、公司名稱、會務(wù)組聯(lián)系人、會議人數(shù)、場地租金、免費項目、收費項目、結(jié)帳方式、其他要求。
2)會場布置形式：課桌式、劇院式、U字形、T字形、回字形、雞尾酒字形、口字型等。
3)會議用品基礎(chǔ)配置：大便簽紙、鉛筆(刀筆)、話筒、移動白板套裝、投影儀、幕布、會議臺，會場指示牌。(如無特殊說明，不得使用KTV系統(tǒng))
4)會議收費項目：茶歇(紅茶、咖啡、綠茶、礦泉水)，橫幅制作。
3.完成會議預(yù)定流程后，一般需要提前兩天下會議通知書給各參會人員，抄送給公司上級。
二、會場布置
1.會場布置一般由承接會議的酒店負責(zé)安排按會議通知單要求布置會場工作，會議籌備組協(xié)助酒店布置。
2.會議期間的茶水服務(wù)由酒店方負責(zé)，會務(wù)組可以根據(jù)需求選擇茶水的品種。
3.會議擺放標準：會議桌椅橫豎一條線，便簽橫豎一條線，鉛筆統(tǒng)一斜45度朝左擺放在便簽紙中心并橫邊對齊。
4.橫幅放置最好是會場最前方或者最后方的上邊緣，方便拍照時的整體效果提現(xiàn)。鮮花布置可以放在講臺的最中央，最好是重要領(lǐng)導(dǎo)的前方。
三、會議開始前檢查
1.會前檢查一般由承辦酒店帶領(lǐng)會務(wù)組組成檢查小組負責(zé)
2.會前檢查要求：桌椅是否符合標準、紙筆水?dāng)[放是否符合標準、整體無垃圾、無污漬，臺面干凈、整潔。
3.會議設(shè)備檢查要求：提前半個小時確保會議區(qū)域照明全部正常使用;夏季空調(diào)保證在25度、冬季保證在28度;會議室音響、話筒、投影等設(shè)備確保運行正常。
4.復(fù)審會議通知單上的內(nèi)容，會務(wù)組及時與酒店方跟進。
四、會議清場
1.會場清理一般由承辦酒店負責(zé)，但作為會務(wù)組要清點下自己帶的物品和工具，整理好，以免落下。
2.使用后的多媒體設(shè)備內(nèi)的U盤或資料盡量妥善保管好，如使用酒店電腦，切記不要把重要資料留在電腦里，以免泄漏。
五、賬務(wù)結(jié)算
1、一般會務(wù)組都會有一個財務(wù)人員負責(zé)會議籌備組織的財務(wù)支出和收入。
2、結(jié)算時記得根據(jù)公司的要求開具發(fā)票(增值稅普票和專票)。
3、賬務(wù)結(jié)清后回到公司要整理下這次會議成功召開的報告以備向上級匯報。
會議的流程是如下：
一、會議時間。
二、會議地點。
三、會議議程。
1.與會人員簽到入席。
2.議程一。
3.議程二。
4.break茶點時間。
5.議程三。
6.議程四。
7.會議總結(jié)。
四、參加人員。
五、有關(guān)要求。
1.參加人員要事先安排好工作，務(wù)必準時參加。如無特殊原因不得請假。
2.鑒于會議重要性，需攜帶本子與筆做記錄。
【溫馨提示】本次分享的舉辦大型會議流程和舉辦大型會議流程安排的問題是否解決了您的問題，部分內(nèi)容來自網(wǎng)絡(luò)，僅供參考，請以實時信息為準或撥打服務(wù)熱線詳詢。青島會議公司提供：青島會議收費，青島會議旅游，青島會議酒店，青島會議主持人，青島會議場地，青島會議公司策劃，青島會議接待服務(wù)等。